در حال بارگیری...
خلاصه مدیریتی
۲۸ بهمن

خلاصه مدیریتی طرح کسب و کار

[تعداد: 6    میانگین: 5/5]

 شما چه بخواهید یک طرح کسب و کار بنویسید، چه بخواهید یک پیشنهاد سرمایه گذاری تدوین کنید، برای مقدمه گزارش‌تان به خلاصه مدیریتی(خلاصه اجرایی) نیاز دارید. بدون شک خلاصه مدیریتی مهمترین قسمت در طرح کسب و کار است.

مهم نیست چقدر محصول شما سودآور باشد، چقدر بازار شما پرمنفعت باشد یا چقدر تکنیک تولیدتان خلاقانه باشد، خلاصه مدیریتی شما است که به تنهایی خواننده را متقاعد می‌کند که برای شناختن محصول، بازار و تکنیک تولیدتان زمان بگذارد. خیالتان را راحت کنیم:

خلاصه مدیریتی (خلاصه اجرایی) باید شامل نکات اصلی طرح باشد ولی نکته مهم این‌جاست که حوصله خواننده را با جزئیات سر نبرد. تحلیل‌ها، آمار و ارقام تکمیلی و نمودارهای غیر ضروری را برای فصول دیگر طرح نگه دارید. این بخش طرح، فرصت جلب توجه به سرمایه‌گذار می‌دهد. این فصل چنین پیامی را منتقل می‌کند:

 در حال انجام چه کاری هستید و چرا سرمایه‌گذار باید ادامه طرح کسب و کار و یا پیشنهاد سرمایه گذاری شما را بخواند.

آکیرا هیرای، مؤسس و مدیرعامل شرکت Cayenne Consulting، هر روز به کارآفرینان در زمینه‌های مالی و توسعه کسب و کار مشاوره می‌دهد. او می‌گوید:

“فرآیند چکیده کردن ماهیت کسب و کارتان در یک صفحه کاغذ، شما را وادار می‌سازد که سخت فکر کنید. سپس تصمیم بگیرید که چه چیزهایی اهمیت دارند و چه چیزهای غیر‌ضروری را باید از روند داستان اصلی دور بریزید. با این‌کار دید بهتر از تمام چیز‌هایی که به کسب و کار‌تان مربوط می‌شود پیدا می‌کنید. به‌علاوه در تعریف داستان‌تان بهتر عمل می‌کنید.”

خلاصه اجرایی

۲ مدل برای نوشتن خلاصه مدیریتی(خلاصه اجرایی) طرح کسب و کار

با توجه به ماهیت کسب و کارتان و توانایی نویسنده، می‌توانید طرح کسب و کارتان را به یکی از این روش‌ها بنویسید: نکته‌گویی یا داستان سرایی

با نکته‌گویی یکراست به سراغ اصل مطلب می‌روید. در واقع شما خلاصه‌ای از نتیجه هر یک از قسمت‌های طرح کسب و کار را در یک خط می‌نویسید. با گذاشتن بولِت پوینت و به صورت تفکیک شده، تمام جنبه های کسب و کارتان را لیست می‌کنید.

این روش آسان است و نیاز به قلم نویسنده حرفه‌ای ندارد. اما به شدت خشک و خسته کننده است…

در روش داستان سرایی، شما می‌خواهید برای خوانندتان یک داستان تعریف کنید. پس داستانی جذاب از یک کسب و کار را نقل می‌کنید که چه کاری می‌کند و چه هدفی دارد. البته این روش برای تمام کسب و کارها نمی‌تواند موثر باشد. مثلا محصول جدید، بازار جدید یا تکنیک عملیاتی جدید که نیاز به توضیحات قابل ملاحظه دارد. البته این روش برای شرکت‌هایی با زمینه یا تاریخچه جالب یا تاثیرگذار نیز مناسب می‌باشد.

 داستان سرایی نسبت به روش نکته گویی قسمت‌های کمتری دارد. در واقع تاکید روی ایده اصلی و جنبه‌های متمایز کسب و کار است و کمتر به جزئیات عملیاتی پرداخته می‌شود. ما در مورد داستان‌سرای در ارائه طرح کسب و کار توضیحاتی دادیم که از شما دعوت می‌کنیم مطالعه کنید. 

 چرا خلاصه مدیریتی (خلاصه اجرایی) بنویسیم؟ ( ضرورت آن)

سرمایه‌گذاران، وام‌دهندگان، مدیران و مدیران عامل همیشه پرمشغله هستند. این بدین معناست که خلاصه مدیریتی یک دروازه مهم برای خوانده شدن است.

خودتان قضاوت کنید: شما مدیری بسیار پرمشغله با تعداد زیادی پروژه و پرسنل هستید. من به شما یک سند ۸۰ صفحه‌ای می‌دهم و می‌گویم “این را بخوان و نظرتو بهم بگو(به بیان دیگر این طرح را بخوانید و نظرتان را به من بگویید)!” احتمال خوانده نشدن بالاست. اما همین سند را به ۴ صفحه تبدیل کنید. احتمال شکست بسیار پایین می‌آید.

پابلو بنروژ ، مؤسس و مدیرعامل Katy (مشاوره کسب و کار) می‌گوید:

“مهمترین دلیل برای نوشتن خلاصه مدیریتی این است که در بسیاری از موارد، تنها بخشی است که توسط مخاطب ‌خوانده می‌شود.”

طبق گفته بنروژ، سرمایه‌گذاران خلاصه مدیریتی را به این علت می‌خوانند که تصمیم بگیرند که آیا خواندن ادامه طرح کسب و کار ارزش را دارد یا نه. خواندن کل طرح کسب و کار توسط سرمایه گذار یا وام دهنده ،حداقل در مراحل اولیه تحلیل و ملاحظه برای سرمایه گذاری، بسیار نادرست است. پس داشتن یک خلاصه مدیریتی قوی ضروری است.

هیرای می‌گوید: “با فرض اینکه طرح کسب و کار‌تان برای سرمایه گذار مناسب باشد، یک خلاصه مدیریتی قوی باعث دعوت از شما برای جلسه ملاقات حضوری خواهد شد. در صورتی‌که یک خلاصه مدیریتی ضعیف، باعث می‌شود که مورد توجه قرار نگیرید.”

 پاراگراف اول خلاصه مدیریتی (خلاصه اجرایی)

صفحه تصویر تیره و تار، صدای ضربان قلب، نفس نفس زدن یک سرباز، صدای شلیک از راه دور، سکوت ترسناک … احتمالا از اولین سکانس‌های یک فیلم جذاب در مورد جنگ جهانی است. کارگردان می‌داند از ابتدای کار چگونه توجه شما را جلب کند. شما هم باید به همین شکل اولین پاراگراف خلاصه مدیریتی را آغاز کنید.

دیوید لاوینسکی، مدیرعامل شرکت Growthink می‌گوید:

مهمترین بخش خلاصه مدیریتی، پاراگراف اول است که به‌طور شفاف، کاری که شرکت انجام می‌دهد را توضیح می‌دهد. بیشتر طرح‌های کسب و کار با داستانی شروع می‌شوند که سعی می‌کند شور و هیجان خلق کند 

نحوه بیان خلاصه مدیریتی (خلاصه اجرایی) رسمی باشد یا محاوره‌ای؟

جواب این سوال بستگی به مخاطبان شما چه دارد. سازگاری ادبیات شما با ذهن مخاطب نکته کلیدی در نگارش خلاصه مدیریتی است.

هیرای به بیان دیگر می‌گوید:

از لحنی استفاده کنید که بر مخاطب‌تان اثر کند. از اینکه خلاصه مدیریتی را زمان ارائه به سرمایه‌گذارانِ متفاوت تغییر دهید نترسید. در نظر داشته باشید که برای هر مخاطبی، نسخه متفاوتی خلق کنید. ولی همواره باید حرفه‌ای، به روز و بدون خطا باشید.”

توصیه مفید دیگری که هیرای می‌کند این است که از ضمایر شخصی استفاده کنیم. (مثلا به جای “شرکت” بگوییم “ما”) اگر خود را به صورت اول شخص مورد خطاب قرار دهید، خواننده‌های شما احساس ارتباط قوی‌تری با شما به‌دست می‌آورند.

فراموش نکنید که اعتماد به نفس داشته باشید. بنژور می‌گوید: “اگر نویسنده به طور آشکار به شرکت باور نداشته باشد، چرا باید خواننده اعتماد کند؟ خودتان را در جای خواننده قرار دهید. سپس از خودتان بپرسید که چرا باید بخواهید در این شرکت سرمایه‌گذاری کنید. سعی کنید به شکل مصاحبه شغلی به آن نگاه کنید. اگر اعتماد به نفس نداشته باشید و نشان ندهید که تا چه حد خواستار جلب مشارکت هستید، به احتمال زیاد به جایی نمی‌رسید.”

خلاصه مدیریتی

خلاصه مدیریتی (خلاصه اجرایی) چند صفحه باشد؟

متناسب با اندازه طرح کسب و کار یا پیشنهاد سرمایه‌گذاری که قرار است ارائه بدهید، طول خلاصه مدیریتی تغییر می‌کند. اگرچه توافق عمومی بر این است که خلاصه مدیریتی باید بین یک تا چهار صفحه باشد. البته یک قانون کلی دیگر هم می‌گوید که خلاصه مدیریتی تا ۵% تعداد صفحات کل طرح می‌تواند باشد. 

منطقی فکر کنید! یک خلاصه مدیریتی دو صفحه‌ای می‌تواند پشت و روی یک ورقه کاغذی چاپ شود که در ظاهر به شکل یک بروشور حرفه ای است. طبق گفته هیرای، اگر شما نمی‌توانید ماهیت داستان‌تان را در یک یا دو صفحه بیان کنید، احتمالا به اندازه کافی برای فکر کردن روی آن زمان نگذاشته اید.

شما می‌توانید با کوچک کردن فونت، سایز عکس ها و جداول و یا گسترده کردن حاشیه صفحه تقلب کنید. ولی نهایتا شما باید بتوانید همه چیزهایی که خلاصه مدیریتی شامل آنها می‌شود را خلاصه کنید. بالاخره دلیلی دارد که به آن “خلاصه” گفته می‌شود.

 چه چیزهایی در خلاصه مدیریتی (خلاصه اجرایی) ننویسیم؟!

لاوینسکی درباره علت اینکه اکثر کارآفرینان در نوشتن خلاصه مدیریتی دچار اشتباه می‌شوند می‌گوید:

“این افراد معتقدند هدف از این‌کار متقاعد کردن سرمایه‌گذاران برای گرفتن چک از آنهاست. ولی درواقع، هدف این است که سرمایه‌کذاران را متقاعد کنیم طرح کسب و کار ما را بخوانند یا با ما ملاقات کنند.”

با در نظر داشتن همه اینها در ذهن‌تان، دایره لغات خود را از هرچه مبالغه، کلیشه و یا ادعایی که قابل اثبات نباشد پاک کنید. از به‌کار بردن کلماتی مانند “بهترین” ، “پیشرفته‌ترین” ، “پیشگام” و “در سطح جهانی” اجتناب کنید. سرمایه‌گذاران با این کلمات هر روز مواجه هستند و همین باعث شده معنای خود را از دست بدهند.

آیا خلاصه مدیریتی (خلاصه اجرایی) خوبی نوشتم؟!

مهمترین عنصر برای هر خلاصه مدیریتی، یک توضیح واضح، مختصر و مرتبط به کاری است که شرکت‌تان انجام می‌دهد. روشن است که شما باید یک بخشی از زمان‌تان را به خواندن و بازخوانی خلاصه اختصاص دهید. البته یک سری ترفندهایی هم وجود دارد؛ مانند آزمایش لیتموس لاوینسکی. به این شکل که شما به یک دانشجو یا یک فرد غیر سرمایه‌گذار می‌گویید که خلاصه مدیریتی شما را بخواند. حتی اگر شده فقط پاراگراف اول را. سپس از او بخواهید که با توجه به آنچه خوانده، توضیح دهد که شرکت شما چه کاری انجام می‌دهد. اگر توانست این کار را به آسانی انجام دهد، خلاصه مدیریتی شما خوب است. در غیر این صورت نیاز دارید که بیشتر روی آن کار کنید.

یادتان باشد که خلاصه مدیریتی در آخرین مرحله از طرح کسب و کار نوشته می‌شود. با توجه به کسب و کار و مهارت نویسنده، چه به صورت نکته گویی و چه به صورت داستان سرایی، اولین و گاها تنها بخشی است که توسط سرمایه‌گذار یا بانک‌دار خوانده می‌شود، خلاصه مدیریتی(خلاصه اجرایی) است. پس خلاصه مدیریتی‌تان را واضح، دقیق، منطقی و جذاب بنویسید.

نوشتن خلاصه مدیریتی

سایر نکات تکمیلی در نوشتن خلاصه مدیریتی (خلاصه اجرایی)

هیچ ساختار از قبل تنظیم شده ای برای خلاصه مدیریتی وجود ندارد. ولی نکات راهنمایی وجود دارند که حتما لازم است آنها را دنبال کنید. چون تضمین می‌کند که طرح کسب و کار یا پیشنهاد سرمایه‌گذاری شما توجهی که لایقش هست را دریافت خواهد کرد. اول، به نقاط قوت اصلی کسب و کارتان فکر کنید. از بولت برای نوشتن ایده‌هایتان استفاده کنید و تا جایی که می‌توانید مختصر و مفید بنویسید.

هیرای می‌گوید: ” شما باید داستان‌تان را به مخاطب، کسب و کار و خروجی مورد انتظارتان متصل کنید. اگر شما یک تیم مدیریتی استثنائی دارید، بهتر است که با آن شروع کنید.”

از خودتان بپرسید چه چیز خاص و هیجان انگیزی درباره شرکت شما وجود دارد؟ بعد از این‌که توضیح دادید شرکت‌تان چه کاری انجام می‌دهد، نوبت این است که ثابت کنید چرا باور دارید که شما به صورت منحصر به فردی شایستگی رسیدن به این موفقیت را دارید.

لاوینسکی پیشنهاد می‌کند هرکدام از پرسش‌های زیر که جوابش مثبت است، حتما در موردش بنویسیم:

  • آیا شرکایی دارید که باعث کاهش هزینه، افزایش بهره‌وری کسب و کارتان و توسعه ارتباطات حرفه‌‌ای بشوند؟
  • آیا تا کنون موفق به فروش محصول یا خدمت‌تان شده اید؟ آیا مشتریان شما تجربه رضایت‌بخشی از خرید خود داشته‌اند؟
  • آیا جواز ثبت اختراع (پتنت) دارید؟ آیا از تکنولوژی منحصر به فردی استفاده می‌کنید؟
  • آیا در برنامه بازاریابی خود، شیوه منحصر به فردی را به کار گرفته‌اید؟

نکته دیگر این‌که شما متناسب با مخاطبان‌تان می‌توانید رویکرد جدی‌تری را برای خلاصه مدیریتی خود امتحان کنید. بنژور می‌گوید: “یک ساختار موثر بعد از نوشتن پاراگراف اول این است که هر بخش را به همان ترتیبی که در کل طرح کسب و کار‌تان ارائه کرده اید خلاصه کنید.”

او پیشنهاد می‌کند برای اینکه ساختار تا جایی که ممکن است به مخاطب، سرمایه‌گذار یا وام دهنده مرتبط باشد، بخش‌بندی‌های زیر را در نظر داشته باشید:

  • خلاصه توصیفی شرکت
  • مشکل
  • راه حل
  • چرا الان؟

آخرین قسمت این بخش‌بندی، مهمترین سوالی است که شما باید جواب بدهید: چرا الان؟

زیرا باعث می‌شود خواننده خلاصه مدیریتی حس فوریت از خواندن طرح پیدا کند. و حس کند اگر نخواند، فرصت جذابی را از دست داده است. 

نسیم نصری

برای توسعه و بهود فضای کسب و کار کشورمان می‌نویسم

دیدگاه خود را بنویسید