در حال بارگیری...
۱۶ اسفند

فاکتورهای تاثیرگذار در انتخاب نرم‌افزار حسابداری

[تعداد: 0    میانگین: 0/5]

بخش حسابداری یا واحد مالی بدون شک می‌تواند نقش غیر قابل انکاری در موفقیت یا عدم موفقیت سازمان داشته باشد. پیشبینی مالی، پیشبینی سود، هزینه‌ها و … همگی با گزارشات مالی قابل بررسی است. امروزه سازمان‌ها برای تسریع کار حسابداران، کاهش خطا در ثبت اسناد، تنظیم راحت‌تر گزارش‌های قانونی و تحلیل دقیق‌تر شرایط مالی کسب‌و‌کار، نیازمند استفاده از نرم‌ افزار حسابداری هستند. اگر چه بسیاری از سازمانهای سنتی(که به کپی رایت هم اعتقادی ندارند) به دنبال دانلود نرم افزار حسابداری یا نرم افزارحسابداری رایگان هستند، شرکت‌هایی هم هستند که به حساسیت نرم‌افزار حسابداری دقیق پی بردند. از طرفی تعداد زیادی نرم افزار در بازار وجود دارد که شرکت ها برای انتخاب آن ها دچار سر در گمی می شوند. در این مقاله قصد داریم ۱۰ ویژگی یا فاکتور اساسی که  نرم‌ افزارهای حسابداری می‌بایست داشته باشد تا رضایت حسابداران و مدیران را به ارمغان آورد، بررسی کنیم.

۱۰ ویژگی نرم‌ افزارحسابداری

  1. امکان ارائه گزارش‌های تحلیلی و کاربردی در نرم‌افزار حسابداری؛

در دنیای پُرتلاطم کسب‌وکارها، اطلاعات مهم‌ترین ابزار تصمیم‌گیری است. با تحلیل اطلاعات، قدرت تصمیم‌گیری مدیران افزایش می‌یابد و می‌توانند آگاهانه‌تر تصمیم بگیرند. یک پژوهش در آمریکا در حوزه بررسی موفقیت‌های استارت‌آپ‌ها نشان می‌دهد، حدود ۷۰درصد کسب‌وکارها در دو سال نخست تاسیس، به‌دلیل عدم‌دسترسی به اطلاعات کافی، ورشکسته می‌شوند. استفاده از یک نرم‌ افزار حسابداری مناسب که بتواند گزارش‌های مورد نیاز شما را ارائه دهد، سبب رشد سازمان شما می‌شود. از طرفی سازمان‌ها همواره نیازمند ارائه‌ی گزارش‌های قانونی مانند گزارش خرید و فروش فصلی(TTMS)، ارزش‌افزوده(VAT) و اظهارنامه مالیاتی هستند و حسابداران زمان بسیاری را بابت تنظیم آن‌ها صرف می‌کنند. استفاده از نرم‌ افزارحسابداری باید کمک کند تا حسابداران و مدیران مالی با صرف زمان کم‌تر، گزارش‌هایی دقیق‌تر ارائه دهند.

  1. ویژگیهای بصری (گرافیکی) مناسب برای گزارش‌گیری؛

اگرچه حسابداری فعالیتی متمرکز بر اعداد و ارقام است، با این‌حال استفاده از ویژگی‌های بصری مانند ارائه‌ی نمودارها(چارت) و گزارش‌های مدیریتی که جذابیت بصری دارد، به افزیش توان تحلیل مدیران می‌افزاید. گزارش‌هایی که در قالب تصویری مناسبی به مدیران ارائه می‌شوند، می‌توانند به درک شفاف‌تر از وضعیت کسب‌وکار کمک کنند و در نتیجه ارتباط میان حسابدار یا مدیر مالی با مدیران ارشد سازمان تسهیل می‌گردد.

  1. یکپارچگی سیستم‌های حسابداری؛

صرفا ثبت سند حسابداری (ثبت بدهکار/بستانکار)برای یک سازمان کافی نیست. هر کسب و کاری فعالیت‌های متنوعی از جمله مدیریت عملیات چک(چک‌های روز، برگشتی، دریافتی، پرداختی و …)، کنترل حساب‌های بانکی، مغایرت‌گیری، کنترل ورود و خروج انبار، خرید از تامین‌کننده،فروش، محاسبه دستمزد پرسنل و… دارند؛ تمامی اطلاعات یاد شده، درنهایت جریان مالی سازمان را می‌سازد. یکپارچگی سیستم‌های حسابداری به سازمان کمک می‌کند، اطلاعات به‌شکلی منسجم و ساختاریافته ثبت شوند؛ در نتیجه، دوباره‌کاری(یا موازی‌کاری) پیش نمی‌آید و تجمیع اطلاعات به‌شکل سازمان‌یافته دردسترس خواهد بود.

  1. به‌روز بودن نرم‌افزار حسابداری؛

سازگاری با تغییرات قوانین و استانداردهای حسابداری(یا مالیاتی) از ملزومات نرم‌ افزارحسابداری شرکتی است. قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری اگر به روز شوند، تولید‌کننده نرم‌ افزار باید به‌قدری توانایی داشته باشد که به‌سرعت تغییرات را در سیستم ایجاد کند و حسابدار دغدغه‌ای بابت تطبیق با قوانین نداشته باشد. حضور تیمی با تجربه و متخصص در حوزه‌ی برنامه‌نویسی نرم‌ افزار، حسابداریو مدیریت مالی در شرکت تولیدکننده نرم‌افزار، می‌تواند این دل‌گرمی و اطمینان را به استفاده‌ کننده از نرم‌ افزار (حسابدار) بدهد.

  1. سازگاری نرم‌افزار حسابداری با کسب‌وکار؛

هر کسب‌و‌کار با توجه به حوزه فعالیت در یکی از گروه‌های بازرگانی، تولیدی، خدماتی و… نیازمند راه‌حل ویژه‌ی آن کسب‌وکار است؛ نرم‌ افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. برای نمونه، یک شرکت فعال در حوزه‌ی پیمانکاری نیازمند نرم‌ افزاری است که بتواند موضوعات مهم این حوزه مانند قراردادها و پروژه‌ها را به‌لحاظ مالی مدیریت کند. شرکت‌های تولیدی باید فرایند تولید را هزینه‌یابی کنند و بهای تمام شده را محاسبه می‌کنند. شرکت‌های خدماتی بر خلاف تولیدی‌ها کالا تولید نمی‌کنند و شاید انبارداری پیچیده نداشته باشند. مهم است که نرم‌افزار حسابداری بر اساس ماهیت کسب و کار، نیاز مشتری را رفع کند.

ویژگی های مهم نرم افزار حسابداری

  1. قابلیت گسترش‌پذیری نرم‌افزار حسابداری همپای کسب و کار شما؛

هر کسب‌وکاری با هدف رشد و توسعه فعالیت‌ می‌کنند. رشد در یک سازمان می‌تواند با افزایش تعداد پرسنل، افزایش میزان فروش و گردش مالی همراه باشد. ممکن است سازمانی که دو نفر پرسنل دارد صرفا با یک سیستم حسابداری بتواند امور مالی‌ خود را مدیریت کند. در آینده که تراکنش‌های مالی‌اش افزایش می‌یابد، سازمان باید سیستم دریافت و پرداخت و خزانه‌داری نیز اضافه ‌کند، شاید هم تعداد پرسنل در چند سال افزایش یابد(ساختار سازمانی بزرگ‌تر شود) و نیاز به سیستم حقوق و دستمزد هم باشد. آنچه مطرح شد، نشان‌دهنده‌ی رشد کسب‌و‌کار و افزایش نیاز به ویژگی‌های بسته‌ی نرم‌ افزاری است. اگر نرم‌ افزاری انتخاب شود که تنها پاسخ‌گوی وضعیت کنونی کسب‌وکار باشد، در آینده‌ی نه چندان دور، این نرم‌ افزار به‌دلیل ناسازگاری با رشد سازمان، کنار گذاشته می‌شود. در چنین وضعیتی، هزینه‌‌ی‌ نسبتا بالایی بابت خرید و آموزش نرم‌ افزار جدید باید اختصاص داده شود. پس باید از شرکتی خرید کرد که با سبد محصولی مناسب، پاسخ‌گوی سازمان شما در گذر زمان باشد و حسابداران با توسعه‌ی کسب‌وکار نگرانی تغییر نرم‌ افزار را نداشته باشند.

  1. تضمین امنیت اطلاعات مالی در نرم افزار حسابداری؛

از مهم‌ترین (و امنیتی‌ترین) اطلاعات موجود در یک سازمان، اطلاعات مالی است، عدم ثبت اطلاعات مالی یا سوء استفاده از این اطلاعات می‌تواند آسیب‌های جدی به سازمان وارد کند. حساسیت نسبت به امنیت اطلاعات از موارد کلیدی و حائز اهمیت در تهیه‌ی نرم‌ افزار است؛ در این مسیر، تعداد مشتریان شرکت ارائه‌دهنده‌ی نرم‌ افزار، رضایت مشتریانش و اعتبار شرکت(سابقه، عامل خرید مشتریان، مشتریان کلیدی و … ) می‌تواند از امنیت اطلاعات مالی، به حسابداران اطمینان دهد.

  1. پشتیبانی نرم افزار حسابداری؛

ارائه پشتیبانی و خدمات پس از فروشی رضایت‌بخش به حسابداران، از ارزشمندترین اهداف شرکت‌های نرم‌ افزاری است. بسیاری از ارائه‌دهندگان نرم‌ افزار، خدمات پس از فروش را صرفا نصب نرم‌ افزار برای مشتری می‌دانند، اما واقعیت فراتر از این موضوع است؛ شرکتی که نرم‌ افزارحسابداری تولید می‌کند باید خیال حسابداران را بابت پاسخ‌گویی به پرسش‌هایشان راحت کند، خریداران نرم‌افزار باید اطمینان داشته باشند که متناسب با نیازشان هر زمانی که بخواهند می‌توانند مسائل‌شان را برطرف کنند و کارشناسان پشتیبانی آن نرم‌ افزار، باید پاسخ‌گوی سوالات و مسائل مشتری باشند. خدمات پس از فروش و پشتیبانی با کیفیت، نیازمند زیرساختی مورد اعتماد است تا سازمان بتواند به‌شکلی با ثبات درخواست و مسئله مشتری را پاسخگو باشد. وجود خدمات متنوعی هم‌چون، پاسخ‌گویی تلفنی، پاسخ‌گویی اینترنتی، حضوری، تلفن گویا، تجیهزات مناسب آموزشی و… همگی از خدماتی هستند که با کیفیت مناسب توسط سازمان تولید کننده‌ی‌ نرم‌ افزار می‌بایست ارائه شوند.

  1. سادگی و کاربرپسند بودن نرم افزار حسابداری؛

از بزرگ‌ترین عوامل موفقیت شرکتی مانند مایکروسافت یا اپل، تولید نرم‌ افزاری کاربرپسند و ساده است. افراد به‌سادگی با ابزاری هم‌چون Word یا Powerpoint کار می‌‌کنند. مشتریان اپل نیز به قدری با سیستم‌عامل‌های اپل راحت هستند که به سختی حاضرند از محصولات دیگر استفاده کنند. نرم‌ افزارهای حسابداری هم از این قاعده مستثنا نیستند. حسابدار باید بتواند به‌راحتی نرم‌ افزار را فرابگیرد و به‌سرعت بتواند به تسلط کافی دست یابد. سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرم‌افزار، ویژگی کم‌یابی است که اگر حسابدار به آن دست یابد بهره‌وری‌اش افزایش و تنش‌های کاریش کاهش می‎یابد.

  1. قیمت متناسب با امکاناتی که دریافت می‌کنید؛

در نظر داشته باشید قیمت محصولی که می‌خرید صرفا بابت نرم‌ افزاری که تهیه می‌کنید(CD یا قفل سخت‌افزاری) نیست. تمامی موارد بالا در قیمت و هزینه‌های آتی سازمان شما تاثیرگذار است. قابلیت نامطلوب در ارائه گزارش، راحت‌نبودن نرم‌افزار، عدم تطابق با استانداردهای مالی، کیفیت پشتیبانی فنی‌ پایین و… علاوه بر اینکه فرصت رشد بیشتر را از سازمان شما می‌گیرد، ممکن است باعث ضرر و زیان هم بشود. بنابراین جهت تهیه نرم‌افزار حسابداری بیشتر تامل کنید و از موارد ذکر شده اطمینان پیدا کنید.

شایان پسران

برای توسعه کسب و کار کشورمان می‌نویسم

دیدگاه خود را بنویسید